Politique de confidentialité

Cyclo Services inc. (« Cyclo Services », « nous ») loue des vélos, offre des tours guidés et exploite un atelier de réparation au 289 rue Saint-Paul, dans le Vieux-Port de Québec. Cyclo Services est une filiale de Quatre Natures inc. Cette politique explique quels renseignements personnels nous recueillons, pourquoi, avec qui nous les partageons, combien de temps nous les gardons et comment exercer vos droits. Elle s’applique à notre site Web, à nos réservations et à nos échanges avec vous au comptoir, par téléphone et par courriel.

Nous appliquons la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, telle que modifiée par la Loi 25.

1. Responsable de la protection des renseignements personnels

La personne responsable de la protection des renseignements personnels chez Cyclo Services est :

Yohann Moucheboeuf
Cyclo Services inc.
289 rue Saint-Paul, Québec (Québec) G1K 3W6
Courriel : info@cycloservices.net (objet : « Renseignements personnels »)
Téléphone : 418 692-4052

Vous pouvez lui écrire pour toute question, demande d’accès ou de rectification, ou plainte concernant vos renseignements personnels.

2. Les renseignements que nous recueillons

Nous recueillons seulement les renseignements nécessaires aux fins indiquées à la section 3 :

• Réservation d’une location, d’un tour ou d’un cours (en ligne ou au comptoir) : nom, courriel, téléphone, date et activité choisies, nombre de participants, âge ou groupe d’âge et taille (grandeur) de chaque cycliste pour préparer un vélo ajusté, et toute précision que vous nous donnez (allergies alimentaires lors d’une dégustation, par exemple).
• Atelier de réparation : nom, téléphone, courriel, description du vélo et des travaux, estimations et factures.
• Formulaires du site (contact, demande de tour privé ou de groupe) : nom, courriel, téléphone, organisation s’il y a lieu et le contenu de votre message.
• Paiement : le paiement est traité par nos fournisseurs de paiement (Stripe ou PayPal). Nous ne voyons ni ne conservons votre numéro de carte complet.
• Nouvelles de Cyclo Services : votre courriel, seulement si vous cochez la case prévue à cet effet.
• Données techniques : lorsque vous visitez le site, notre hébergeur enregistre automatiquement votre adresse IP, le type de navigateur et les pages demandées dans ses journaux de serveur, pour la sécurité et le bon fonctionnement du site.

Nous recueillons ces renseignements directement auprès de vous, ou auprès de la plateforme de voyage par laquelle vous avez réservé (par exemple GetYourGuide), qui nous transmet les renseignements nécessaires à votre activité.

3. Pourquoi nous les utilisons

• Confirmer et gérer votre réservation, préparer votre équipement et vous joindre en cas de changement (météo, horaire).
• Assurer votre sécurité pendant l’activité, notamment en respectant les âges et les tailles minimales.
• Effectuer les réparations demandées, vous envoyer une estimation et vous aviser quand votre vélo est prêt.
• Répondre à vos questions et à vos demandes de soumission.
• Facturer, percevoir les paiements et respecter nos obligations comptables et fiscales.
• Vous envoyer nos nouvelles, si vous y avez consenti. Vous pouvez vous désabonner en tout temps.
• Protéger le site contre les abus et les tentatives d’intrusion.

Nous n’utilisons pas vos renseignements à d’autres fins sans votre consentement, sauf si la loi le permet. Nous ne vendons pas vos renseignements personnels.

4. Témoins (cookies) et technologies semblables

Notre site utilise uniquement les témoins nécessaires à son fonctionnement, par exemple celui qui mémorise la langue que vous avez choisie. Nous n’utilisons aucun outil de mesure d’audience, aucun témoin publicitaire et aucune technologie qui permet de vous identifier, de vous localiser ou d’établir votre profil.

Certaines pages affichent du contenu de tiers : les polices de caractères sont chargées depuis Google Fonts et la page Nous joindre affiche une carte Google Maps. Lors de ce chargement, Google reçoit votre adresse IP, selon sa propre politique de confidentialité.

Si nous ajoutons un jour des outils de mesure ou de publicité, ils seront désactivés par défaut et ne seront activés qu’avec votre consentement.

La réservation en ligne se fait sur Reservotron, une plateforme distincte qui a ses propres témoins et sa propre politique de confidentialité.

5. Avec qui nous les partageons

Seuls les membres de notre équipe qui en ont besoin pour leur travail (comptoir, guides, atelier, administration) ont accès à vos renseignements. Nous les communiquons aussi à des fournisseurs qui agissent pour notre compte, avec qui nous avons une entente qui les oblige à les protéger et à ne les utiliser que pour le service rendu :

• Reservotron (Code Génome inc., Québec) : plateforme de réservation;
• Stripe et PayPal : traitement des paiements;
• Microsoft 365 : courriel et outils de bureau;
• notre hébergeur Web et notre fournisseur d’envoi de courriels du site;
• Quatre Natures inc., notre société mère, pour la gestion administrative, comptable et informatique.

Nous pouvons aussi communiquer des renseignements lorsque la loi l’exige ou le permet, par exemple à nos assureurs en cas d’accident, ou dans le cadre de la vente de tout ou partie de l’entreprise, sous réserve d’une entente qui en protège la confidentialité.

6. Renseignements conservés hors du Québec

Certains de nos fournisseurs (notamment Stripe, PayPal, Microsoft et Google) peuvent conserver ou traiter des renseignements à l’extérieur du Québec, ailleurs au Canada ou aux États-Unis. Avant de leur confier des renseignements, nous évaluons si leur protection sera adéquate, en tenant compte de leur sensibilité, de la finalité et des mesures de sécurité du fournisseur.

7. Durée de conservation

• Réservations, factures et dossiers de paiement : 6 ans après la fin de l’année financière, comme l’exigent les lois fiscales.
• Dossiers d’atelier : 3 ans après les derniers travaux, pour le suivi et les garanties.
• Messages reçus par les formulaires du site : 2 ans après notre dernière réponse.
• Liste d’envoi de nos nouvelles : jusqu’à votre désabonnement.

À la fin de ces délais, les renseignements sont détruits ou anonymisés de façon sécuritaire.

8. Sécurité

Nous protégeons vos renseignements par des mesures raisonnables : accès limité aux personnes autorisées, comptes protégés par mot de passe, connexion chiffrée (HTTPS) sur le site et fournisseurs choisis pour leurs mesures de sécurité. Nous tenons un registre des incidents de confidentialité. Si un incident présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées.

9. Enfants

Pour un enfant de moins de 14 ans, les renseignements sont fournis par son parent ou tuteur, qui consent en son nom au moment de la réservation.

10. Vos droits

Vous pouvez en tout temps :

• savoir si nous détenons des renseignements sur vous et en obtenir une copie;
• faire corriger des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques;
• retirer votre consentement, par exemple à recevoir nos nouvelles;
• demander que vos renseignements vous soient transmis, ou transmis à un tiers, dans un format technologique structuré et couramment utilisé;
• demander que cesse la diffusion d’un renseignement vous concernant ou que soit désindexé un hyperlien rattaché à votre nom, lorsque la loi le permet.

Écrivez à la personne responsable (section 1). Nous pourrions vous demander de confirmer votre identité. Nous répondons par écrit dans un délai de 30 jours. Ce service est gratuit, sauf des frais raisonnables pour la transcription ou la reproduction, dont nous vous informerions à l’avance.

Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec.

11. Modifications

Nous pouvons mettre cette politique à jour, par exemple si nous changeons de fournisseur ou ajoutons un service. La date de la dernière mise à jour est indiquée en haut de la page. En cas de changement important, nous l’indiquerons clairement sur le site.